So finden Sie den richtigen Aktenvernichter
Schnittgut, Schnittleistung, Schutzklasse, Sicherheitsstufe, Auffangvolumen … wenn man vor der Aufgabe steht, den richtigen Aktenvernichter zu finden, raucht einem angesichts des großen Angebots und der unterschiedlichen Funktionen und Eigenschaften ganz schnell der Kopf. Schließlich ist Akte nicht gleich Akte und Datenschutz nicht erst seit der Umsetzung der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf der Prio-Liste der meisten Unternehmen ganz weit oben.
Aber zum Glück gibt es ja uns! Wir haben uns eine Lösung überlegt, mit der ihr Kopf hoffentlich schön kühl bleibt. Und diese besteht zum einen aus unseren Fragen & Antworten zur DSGVO-Umsetzung, in denen Sie einige Tipps und Hintergrundinfos finden. Und zum anderen aus diesem Einkaufsratgeber hier, der Ihnen die drei wichtigsten Kriterien – und noch ein paar mehr – bei der Aktenvernichter-Auswahl erklärt: 1) Arbeitsumgebung, 2) Schutzklassen und Sicherheitsstufen und 3) Leistung. Los geht’s!
1. In welcher Arbeitsumgebung kommt Ihr Aktenvernichter zum Einsatz?
Starten wir zunächst mit etwas Einfachem: dem Auffangvolumen. Dieses definiert, wie viele Papierstreifen und Partikel Ihr Aktenvernichter aufnehmen kann, bevor Sie ihn leeren müssen. Je mehr Personen also Ihren neuen Aktenvernichter nutzen, desto größer sollte die Aufnahmekapazität sein – außer Sie wollen Ihre Kollegen regelmäßig fluchen hören, dass der Aktenvernichter schon wieder voll ist. Anbei haben wir Ihnen für die gängigsten Situationen einen kurzen Überblick zusammengestellt.
Büro
- Für 1 - 3 Personen
- Auffangvolumen bis 25 Liter
- Nutzung direkt am Arbeitsplatz, für kleine Büros oder privaten Gebrauch
- Gelegentliche Nutzung
Abteilung
- Für 4 - 8 Personen
- Auffangvolumen bis 85 Liter
- Regelmäßige Nutzung
Großraumbüro
- Für 9 Personen und mehr
- Auffangvolumen ab 86 Liter
- Für Großraumbüros oder eine gesamte Etage
- Dauereinsatz
Industrie
Passende Aktenvernichter für den industriellen Einsatz erhalten Sie in unserer Produktkategorie Industrieaktenvernichter:
- Auffangvolumen ab 290 l
- auch zur Vernichtung digitaler Datenträger
- für den Dauereinsatz
2. Wie vertraulich sind die Dokumente, die vernichtet werden sollen?
Schutzklassen und Sicherheitsstufen, das klingt zunächst einmal kompliziert. Aber keine Sorge: Eigentlich ist es ganz einfach. Und zwar dann, wenn man versteht, dass es eigentlich nur um die Vertraulichkeit der Dokumente geht, die Sie vernichten möchten. Oder, noch einfacher gesagt, um Folgendes: Für unwichtige Unterlagen reicht ein einfaches Einsteiger-Modell, während es für die neuesten streng geheimen Umsatzzahlen des Vorstands dann durchaus doch die Profi-Ausführung sein darf …
2.1 Schutzklassen
Schutzklasse 1: normaler Schutzbedarf für interne Daten
Für Informationen, die für größere Gruppen bestimmt und zugänglich sind. Eine unberechtigte Offenlegung hätte begrenzte negative Auswirkungen auf das Unternehmen. Der Schutz personenbezogener Daten muss gewährleistet sein. Beispiele: nicht Know-how-relevante Korrespondenz, Kataloge, Wurfsendungen, Notizen ...
Schutzklasse 2: hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten
Für Informationen, die auf einen kleinen Personenkreis beschränkt sind. Eine ungerechtfertigte Weitergabe hätte erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen und könnte gegen vertragliche Verpflichtungen oder Gesetze verstoßen. Der Schutz personenbezogener Daten muss hohen Anforderungen genügen. Beispiele: Know-how-relevante Korrespondenz wie Angebote, Anfragen, Memos, Aushänge, Personaldaten ...
Schutzklasse 3: sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten
Für Informationen, die auf einen kleinen, namentlich bekannten Kreis von Zugriffsberechtigten beschränkt sind. Eine unberechtigte Weitergabe hätte ernsthafte, existenzbedrohende Auswirkungen für Unternehmen und würde gegen Berufsgeheimnisse, Verträge und Gesetze verstoßen. Der Schutz personenbezogener Daten muss uneingeschränkt gewährleistet sein. Beispiele: Unterlagen der Geschäftsleitung, F&E-Dokumente, Finanzdaten, Verschluss-Sachen ...
2.2 Sicherheitsstufen
Die Sicherheitsstufen bei Aktenvernichtern orientieren sich hauptsächlich an den verschiedenen Schnittarten. Dabei gilt: Je kleiner die Streifenbreite bzw. je geringer die Partikelgröße, desto höher die Sicherheitsstufe.
Streifenschnitt
- Schreddert Ihre Unterlagen in einfache Streifen.
- Kommt meistens bei Einsteigergeräten zum Einsatz.
- Maximal erreichte Sicherheitsstufe: 2
Kreuzschnitt
- Erfüllt in der Regel die Sicherheitsstufe 3.
- Geeignet, um sensible Daten unkenntlich zu machen.
Partikelschnitt
- Erfüllt die Sicherheitsstufe 4 und höher (Mikropartikelschnitt).
- Mit Abstand die beste Wahl, wenn Sie sensible Daten für immer unkenntlich machen möchten.
Sicherheitsstufe P-1
- Allgemeine Daten
- Reproduktion mit einfachem Aufwand möglich
Sicherheitsstufe P-2
- Interne Daten
- Reproduktion mit besonderem Aufwand möglich
Sicherheitsstufe P-3
- Sensible Daten
- Reproduktion mit erheblichem Aufwand möglich
Sicherheitsstufe P-4
- Besonders sensible Daten
- Reproduktion mit außergewöhnlichem Aufwand möglich
Sicherheitsstufe P-5
- Geheim zu haltende Daten
- Reproduktion mit zweifelhaften Methoden möglich
Sicherheitsstufe P-6
- Geheime Hochsicherheits-Daten
- Reproduktion technisch nicht möglich
Sicherheitsstufe P-7
- Streng geheime Hochsicherheits-Daten
- Reproduktion ausgeschlossen
Wichtige Hinweise
Fallen Daten unterschiedlicher Sicherheitsstufen an, wird beim Vernichten eine Trennung in die verschiedenen Sicherheitsstufen empfohlen. Ist dies nicht möglich, so muss eine Vernichtung grundsätzlich und einheitlich gemäß der höheren Sicherheitsstufe erfolgen, um das Risiko einer unzureichenden Vernichtung zu minimieren. Oder einfacher formuliert: Im Zweifel eine höhere Schutzklasse und Sicherheitsstufe wählen!
Nur Aktenvernichter mit Partikelschnitt und der Sicherheitsstufe 4 oder höher erfüllen die Kriterien der DSGVO zur Vernichtung personenbezogener Daten. Weitere Infos erhalten Sie unseren Fragen & Antworten zur Umsetzung der DSGVO.
2.3 Zuordnung der Sicherheitsstufen zu den Schutzklassen
Die Zuordnung der drei Schutzklassen zu den Sicherheitsstufen kann mit folgender Tabelle vorgenommen werden:
- Schutzklasse 1: Sicherheitsstufe 1 (*), 2, 3, 4 (**), 5 (**), 6 (**), 7 (**)
- Schutzklasse 2: Sicherheitsstufe 3, 4, 5, 6 (**), 7 (**)
- Schutzklasse 3: Sicherheitsstufe 4, 5, 6, 7
(*) Für personenbezogene Daten ist diese Kombination nicht anwendbar.
(**) Eine höhere Sicherheitsstufe deckt die Schutzklasse besser ab.
3. Wie leistungsstark soll Ihr Aktenvernichter sein?
Und nochmal etwas Einfaches zum Schluss: Neben dem Auffangvolumen und der Schnittgröße lassen sich Aktenvernichter auch daran unterscheiden, wie viele Blätter gleichzeitig geschreddert werden können. Die Angaben beziehen sich dabei immer auf Papiere im Format DIN A4 80 g/m². Von vier Blatt bis 60 Blatt und mehr auf einmal haben wir unterschiedliche Modelle im Sortiment. Überlegen Sie sich also einfach, wie viele zu vernichtende Unterlagen bei Ihnen im Durchschnitt so anfallen – und wie viel Zeit Sie im Arbeitsalltag mit dem Schreddern verbringen möchten …
Und das Ergebnis aus 3, 2, 1? Unser Produktfinder!
So, und nachdem Sie nun alles über die wichtigsten Kriterien wissen, die Sie bei der Aktenvernichter-Auswahl beachten müssen, ist der nächste Schritt mit Abstand der einfachste: Klicken Sie sich einfach in unseren Produktfinder, beantworten Sie drei kurze Fragen zu den bisherigen Themenbereichen – und fertig. Wir haben unser großes Sortiment an Aktenvernichtern so vorsortiert, dass Ihnen zu allen möglichen Antwortkombinationen passende Modelle vorgeschlagen werden. Komfortabler geht es nicht – versprochen!
Weitere Funktionen und Auswahlkriterien
Materialklassifizierungen und Datenträgerarten
Dass Sie mit Aktenvernichtern Papier zerkleinern und vernichten können, ist klar. Darüber hinaus gibt es aber auch noch einige andere Materialien, die wir im Folgenden für Sie auflisten. Jede Materialklasse besitzt dabei ein Kürzel, das der jeweiligen Sicherheitsstufe vorangestellt wird – also z. B. P4 oder O3. Durch diese Kombination können Sie bei der Auswahl sofort erfassen, für welchen Einsatzzweck das jeweilige Modell geeignet ist.
- P Papierprodukte
- F Informationen in verkleinerter Form wie Filme, Mikrofiche usw.
- O Optische Datenträger wie CDs, DVDs, Blu-rays usw.
- T Magnetische Datenträger wie Disketten, Ausweise, magnetische Bänder und Kassetten usw.
- H Festplatten mit magnetischen Datenträgern, Laptops und externe Festplatten
- E Elektronische Datenträger wie Memorysticks, Laufwerke und Mobiltelefone
Tipp: Nutzen Sie in unserem Aktenvernichter-Sortiment die Filterkriterien auf der linken Seite, und schränken Sie unter dem Filter „Schnittgut“ die Auswahl z. B. auf die Werte „Kreditkarten“ oder „CDs / DVDs“ ein.
Autofeed
Manche unserer Aktenvernichter sind echte „Vielfraße“. Sie vernichten Papier gleich stapelweise und das Ganze auch noch ohne, dass Sie irgendwas dafür tun mussten. Außer einen Knopf zu drücken. Sie geben einfach das gesamte zu vernichtende Material in den Aktenvernichter, betätigen die Start-Taste … und fertig. Das Gerät zieht automatisch nach und nach alle Papierstapel ein, vernichtet sie – und schenkt Ihnen dafür Zeit, die Sie für sinnvollere Tätigkeiten verwenden können.
Zusatzfunktionen wie Metallerkennung oder Überhitzungsschutz
Einige Aktenvernichter haben spezielle Zusatzfunktionen, die den Betrieb noch komfortabler machen. Dazu gehört z. b. ein externer automatischer Öler, der die Schneidwalzen während des Schredderns geschmeidig hält und so für eine gleichbleibend hohe Schnittleistung sorgt oder ein OMDD-Schneidwerk, das Medien wie CDs/DVDs, Kunden- und Kreditkarten sowie Disketten mühelos in kleinste Partikel (2 x 2 mm) zerkleinert. Auch ein automatischer Überhitzungsschutz kann sich lohnen, vor allem dann, wenn Sie Ihren Aktenvernichter sehr häufig benutzen – schließlich sind die allermeisten Modelle nicht für den Dauereinsatz geeignet. Hochwertige Geräte mit dieser Zusatzfunktion zeigen Ihnen deshalb in der Regel an, wie viele Dokumente sie noch schreddern können bzw. wie lange sie noch warten müssen, bis der Aktenvernichter wieder „cool“ genug ist, um weiterzumachen.
Sehr praktisch ist auch eine Metallerkennung – falls Sie also mal eine Heftklammer übersehen haben, protestiert das Gerät sofort und stellt vorübergehend den Betrieb ein. Und zwar so lange, bis Sie das Metallteil entfernt haben.
