Sauber und ordentlich in 6 Schritten
Schreibtischorganisation leicht gemacht
Ständig wachsende Aktenstapel, unzählige Notizzettel, Fotos vom letzten Urlaub und benutzte Kaffeetassen – so sieht es auf vielen Schreibtischen aus. Auch wenn es Studien gibt, die besagen, ein unaufgeräumter Arbeitsplatz rege die Kreativität an, sprechen doch einige Argumente für die gut organisierte Variante.
Das Fraunhofer Institut hat ermittelt, dass bis zu ein Drittel der Arbeitszeit in Büros mit nicht wertschöpfenden Tätigkeiten vergeudet wird. Unorganisierte Schreibtische, auf denen Mitarbeiter ständig nach dem richtigen Dokument suchen müssen, tragen maßgeblich zu dieser Ineffizienz bei. Das lässt sich leicht vermeiden – wir zeigen Ihnen, wie.
Warum ist die Schreibtischorganisation so wichtig?
Auf den ersten Blick scheint es kontraproduktiv, Zeit mit der Schreibtischorganisation zu verbringen. Schließlich könnten Sie stattdessen mehr Arbeit erledigen. Allerdings kommt Ihnen ein gut organisierter Schreibtisch in vielerlei Hinsicht zugute:
- Sie arbeiten schneller, wenn Sie alle Arbeitsmaterialien sofort griffbereit haben.
- Sie sind produktiver und können sich besser konzentrieren, wenn Ihre Arbeit nicht durch Suchaktionen unterbrochen wird.
- Sie können sich freier bewegen, wenn genügend Platz auf Ihrem Schreibtisch ist.
- Sie machen einen professionellen Eindruck auf Kunden und Arbeitskollegen, wenn Ihr Schreibtisch aufgeräumt ist.
- Sie verhindern, dass sich Bakterien und Viren verbreiten, wenn Ihr Schreibtisch regelmäßig gereinigt wird.
In 6 Schritten zu einem perfekt organisierten Schreibtisch
Viele Mitarbeiter hätten gern einen aufgeräumten Schreibtisch, wissen aber nicht, wo sie beginnen sollen. Wir helfen Ihnen, diese Hürde zu überwinden. In sechs Schritten haben Sie Ihren Schreibtisch so organisiert, dass er auch auf Dauer ordentlich bleibt.
1. Schreibtisch leer räumen und reinigen
Damit Sie genügend Spielraum für die Umorganisation haben, sollten Sie als Erstes alle Gegenstände und Papiere vom Schreibtisch räumen. Wischen Sie anschließend die Tischfläche mit einem feuchten Mikrofasertuch ab. Auch Ihre Schubladen sollten Sie vollständig ausräumen und feucht auswischen.
Grundsätzlich ist es angebracht, den Schreibtisch wöchentlich zu reinigen. Essensreste oder Flecken von verschütteten Getränken sollten Sie allerdings sofort abwischen, damit sich Keimherde gar nicht erst bilden können. Mehr zur richtigen Reinigung Ihrer elektronischen Büroutensilien erfahren Sie im nächsten Kapitel.
2. Dokumente und Utensilien sortieren
Nun liegt sicher ein ganzer Haufen an Papier und Arbeitsmaterialien vor Ihnen. Fangen Sie am besten mit dem Sortieren der Dokumente an. Diese können Sie auf vier Stapel anordnen:
- Zeitnah für aktuelle Aufgaben benötigt
- Ständig benötigt
- Nicht sicher, ob noch benötigt
- Kann sofort entsorgt werden
Alles, was auf Stapel 4) gelandet ist, können Sie sogleich entsorgen. Die Dokumente auf Stapel 3) können Sie nach zwei Wochen entfernen, falls Sie sie bis dahin nicht gebraucht haben. Papiere auf den Stapeln 1) und 2) dürfen wieder auf Ihren Schreibtisch, am besten gut geordnet in einem Sortierelement.
Widmen Sie sich nun Ihren Arbeitsmaterialien wie Stiften, Büroklammern und anderen Utensilien. Alles, was nicht mehr funktionsfähig ist, kann direkt entsorgt werden. Materialien, die Sie nicht mehr benötigen, sollten Sie zurück ins Lager bringen oder an Kollegen weitergeben.
3. Arbeitsmittel ergonomisch anordnen
Das Ziel dieses Schrittes ist es, alle oft benötigten Arbeitsmittel so anzuordnen, dass sie leicht und rückenschonend zu erreichen sind. Mit diesen Hilfsmitteln verhindern Sie, dass Ihr Schreibtisch sofort wieder unübersichtlich wird:
- Nutzen Sie sogenannte Schreibtischbefreier, um mehr Raum auf Ihrem Tisch zu schaffen. Mit Schwenkarmen für Monitore und Telefone sowie Ständern für Notebooks und Tablets platzieren Sie Ihre Hardware flexibel in angenehmer Reichweite.
- Mithilfe von Ordnungssystemen wie Sortierablagen, Ordner-Drehsäulen und Schubladenboxen lösen Sie den Papierkrieg auf Ihrem Schreibtisch. Alle Unterlagen finden ihren festen Platz.
4. Schubladen organisieren
Jegliche Arbeitsmittel, die sofort greifbar sein müssen, aber nicht auf den Schreibtisch gehören, finden in Ihren Schubladen Platz. Damit diese nicht im Chaos versinken, haben wir drei Tipps für Sie:
- Nutzen Sie Trennelemente und Aufbewahrungsboxen, um praktische Abteile zu schaffen, in denen Ihre Büromaterialien ein Zuhause finden. Damit bleibt die Ordnung dauerhaft bestehen.
- Legen Sie Ihre Schubladen mit einer rutschfesten Matte aus, damit Gegenstände nicht durcheinander rutschen, sobald Sie die Schubladen öffnen.
- Beschriften Sie Ihre Schubladen und die darin enthaltenen Fächer, damit alle Materialien stets am selben Platz landen.
5. Posteingangsschale anlegen
Im Laufe des Tages gelangen allerlei Dokumente, Briefe und Notizen auf Ihren Schreibtisch. Damit diese nicht Ihre neu geschaffene Ordnung durcheinanderbringen, bitten Sie Ihre Kollegen, alle Post in eine von Ihnen bestimmte Eingangsschale zu legen. Auf diesem Weg können Sie Ihre Post gezielt zu bestimmten Zeiten des Tages bearbeiten und werden während Ihrer Arbeit nicht gestört. Gehen Sie Ihre Post durch und priorisieren Sie wie folgt:
- Entsorgen Sie Unwichtiges sofort.
- Leiten Sie Dokumente weiter, für die Sie nicht zuständig sind.
- Legen Sie alles, was sofort abgeheftet werden kann, in die entsprechenden Ordner ab.
- Bearbeiten Sie sofort, was sich in weniger als fünf Minuten erledigen lässt.
- Bestimmen Sie, wann Sie alle anderen Dokumente bearbeiten wollen und legen Sie diese auf Wiedervorlage, zum Beispiel in ein definiertes Fach in Ihrem Sortierelement.
6. Am Ende jedes Arbeitstages aufräumen
Planen Sie am Ende jedes Arbeitstages fünf Minuten Zeit für ein Aufräumritual ein. Legen Sie alle Arbeitsmaterialien an ihren festen Platz zurück, damit Sie jeden Morgen mit einem sauberen Schreibtisch beginnen. So stimmen Sie sich am Ende des Tages auf den wohlverdienten Feierabend ein.
Wie reinige ich elektronische Geräte auf dem Schreibtisch am besten?
Wo sammeln sich die meisten Bakterien und Viren im Büro? Das Telefon ist nach der Kaffeetasse von gestern der größte Keimherd. Wie Sie dieses und weitere Büroutensilien richtig säubern, verraten wir Ihnen hier.
Telefon und Smartphone
Auf Ihrem Telefon bleiben Keime aus Hand und Mund hängen. Besonders in der Erkältungszeit sollten Sie es deshalb täglich säubern.
- Telefon oder Smartphone ausschalten
- Hörer und Tasten des Telefons mit Mikrofasertuch und Desinfektionsmittel feucht abwischen
- Touchscreen des Smartphones mit Hygienespray ohne Alkohol und Mikrofasertuch reinigen.
- Tipp: Achten Sie darauf, dass keine Flüssigkeit in das Gehäuse läuft.
Tastatur
Unreine Finger und Krümel vom Essen am Schreibtisch verschmutzen Ihre Tastatur. Je nach Verschmutzungsgrad sollte eine wöchentliche Reinigung ausreichen.
- Computer herunterfahren
- Tastatur umdrehen und lose Partikel herausschütteln
- mit einem Druckluftspray hartnäckigen Schmutz herauspusten
- Tastatur mit einem Mikrofasertuch und Desinfektionsmittel feucht abwischen
- mit Wattestäbchen die Zwischenräume säubern
Maus
Was für Ihre Tastatur gilt, gilt genauso für Ihre Maus: Eine tägliche Reinigung muss sein, um die Verbreitung von Keimen einzudämmen.
- Computer herunterfahren
- Maus mit einem Mikrofasertuch und Desinfektionsmittel feucht abwischen
Bildschirm
Für einen streifenfreien Blick ohne Fingerabdrücke sorgt eine wöchentliche Reinigung Ihres Monitors.
- Computer herunterfahren und Stromquelle vom Monitor trennen
- Bildschirm mit einem leicht angefeuchteten Mikrofasertuch abwischen
- Tipp: Verzichten Sie auf Glasreiniger oder Reiniger auf Alkoholbasis, da sie die Oberfläche angreifen können.
Wir hoffen, die Tipps in diesem Beitrag verhelfen Ihnen zu einem angenehmen und reinen Arbeitsplatz. Gerne beraten wir Sie zur passenden Büroausstattung sowie Reinigungsartikeln und Sanitärbedarf.
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