Platz sparen und Ordnung halten
6 Tipps für die Büroorganisation.
Es ist ein ganz normaler Tag im Büro. Während Sie die anstehenden To-dos durchgehen, landet ein großer Schwung wichtiger Papiere auf Ihrem Schreibtisch. Sie nehmen das oberste Schreiben vom Stapel. Diese Informationen müssen Sie mit denen aus der E-Mail von letzter Woche abgleichen. Nur wo haben Sie die abgelegt?
Kaum starten Sie die Suche in Ihrem E-Mail-Programm, klingelt das Telefon und ein wichtiger Kunde kündigt sich an. Ein rascher Blick verrät Ihnen: Der Konferenztisch ist von einer neuen Lieferung in Beschlag genommen, also werden Sie den Kunden wohl am eigenen Schreibtisch empfangen. Schnell stopfen Sie die störenden Unterlagen in einen Aktenschrank und schauen sich gestresst nach einem Besucherstuhl um ...
Es gibt wohl kaum einen Unternehmer, der beim Lesen der letzten Absätze kein ungutes Gefühl bekommt. Tatsächlich hat ein chaotischer Arbeitsalltag erwiesenermaßen negative Folgen für Produktivität und Erfolg im Unternehmen. Die Studie „Arbeitswelten im Wandel“ der AKAD-Hochschule in Leipzig bestätigt, dass an nur drei von fünf Arbeitstagen effizient gearbeitet wird. Der Grund: Ablenkungen durch E-Mails und Zeitverlust durch mangelnde Büroorganisation.
Im Umkehrschluss bedeutet das: Ein gut organisiertes und klug eingerichtetes Büro stellt einen starken Hebel für Ihren Unternehmenserfolg dar. Wie Sie diesen ansetzen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag. Doch zuerst eine Begriffsklärung: Was ist mit Büroorganisation eigentlich gemeint?
Struktur und Ordnung: Büroorganisation als unsichtbare Basis Ihres Tagesgeschäfts.
Das Kerngeschäft der Büroorganisation ist die Verwaltung von Abläufen aller Art. Dies betrifft unter anderem:
- Zeitmanagement und Terminplanung
- Büroausstattung und -einrichtung
- Kommunikation
- Logistik und Ordnung
- Ablage – analog im Ringordner, digital im Postfach
All dies wirkt auf den ersten Blick banal und wenig spektakulär. Solche Verwaltungsaufgaben sollen über die wirtschaftlichen Ergebnisse entscheiden? Richtig.
Die Büroorganisation ist die stete Tonspur, die die Melodie Ihrer Arbeit trägt. Im Idealfall läuft alles so reibungslos, dass Sie im Alltag kaum einen Gedanken an „Ihre Ordnung“ verschwenden müssen. Sie bildet eine unsichtbare Basis für die Turbulenzen des täglichen Geschäfts.
Doch wehe, die Büroorganisation ist mangelhaft – wenn die genannten Bereiche nicht logisch und klar strukturiert sind, versinkt Ihr Unternehmen schnell im Chaos. Das gilt auch und gerade für kleinere wie mittelständische Betriebe.
Mit einigen wenigen Änderungen gelingt es Ihnen, den vorhandenen Platz effizient zu nutzen, Zeit zu sparen und Abläufe sinnvoll zu strukturieren. So haben Sie und Ihre Mitarbeiter weniger Stress bei der Arbeit und können sich über bessere Ergebnisse freuen.
Büroorganisation leicht gemacht: mit diesen 6 Tipps gelingt’s.
Mindset: Denken Sie wie ein Minimalist!
Ihr Büro ist vollgestellt, Schubladen und Terminkalender quellen über? Da ist es auf den ersten Blick gar nicht so leicht, einen machbaren Weg zu mehr Ordnung zu erkennen. Was Sie jetzt brauchen, ist eine Veränderung Ihres Mindsets. Denn Veränderung beginnt immer im Kopf.
Altes Mindset: Alles ist wichtig.
Neues Mindset: Nur weniges ist wirklich wesentlich.
Wer glaubt, alles sei wichtig und müsse einen Platz im Büro und in der Agenda bekommen, verzettelt sich leicht. Fangen Sie besser an, wie ein Minimalist zu denken. Fragen Sie sich: Was kann ich ohne größere Einbußen weglassen? Wo kann reduziert werden? Was lässt sich auf andere Art simpler lösen?
Sie werden feststellen, dass auf diese Weise nur noch wenige Aspekte übrig bleiben. Diese sind jedoch wirklich wesentlich für Ihr Unternehmen. Der anfängliche Mut zum Weniger wird schnell zu einer Freude am Weniger – sobald Sie die damit einhergehende Klarheit spüren können. Atmen Sie auf! Mit diesem Mindset sind Sie bereit für mehr Ordnung und Platz im Büro.
Etablieren Sie eine Kultur des Teilens
Was Sie von der Sharing Economy lernen können? Wer Ressourcen teilt, agiert wirtschaftlich und beschwert sich nicht unnötig mit Besitz. Im Fall Ihres Büros sparen Sie so auch jede Menge Platz.
- Richten Sie, wo immer möglich, Arbeitsplätze ein, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden können. Das kann z. B. ein allen zugänglicher Grafik-PC sein, der die nötige Soft- und Hardware vorweist.
- Auch Multifunktionsdrucker müssen nicht in jedem Büro stehen.
- Desksharing ist eine gute Idee für Mitarbeiter und Werkstudenten, die nicht jeden Tag anwesend sind. Persönliche Gegenstände finden in den abschließbaren Schubladen von Rollcontainern einen sicheren Platz.
- Ihr Meetingraum ist ständig besetzt? Schaffen Sie mit Raumteilern mehrere kleine, schallisolierte Nischen, z. B. für Personalgespräche unter vier Augen oder informellen Austausch unter Kollegen. So können Sie den Platz effizienter nutzen.
Achten Sie auf die geeignete Einrichtung
Eine durchdachte Arbeitsumgebung mit passenden Möbeln erleichtert das Ordnunghalten enorm. Gehen Sie in Gedanken durch Ihren Arbeitstag und machen Sie sich Notizen: Was fehlt regelmäßig? Was stört die Abläufe? Was wird kaum verwendet?
Auch entgegen ihrer Funktion genutzte Flächen sind gute Hinweise auf einen Missstand. Denken Sie an den mit einer Lieferung bedeckten Konferenztisch aus dem Eingangsbeispiel. Hier fehlt offensichtlich Lagerplatz.
- Sie haben keinen Platz für einen großen Besucherbereich? Stapelbare Stühle sind schnell zur Hand und genauso rasch wieder verstaut.
- Nicht immer bleibt die Zeit, alles sofort an einen endgültigen Platz zu legen. Planen Sie daher Bereiche in Ihrem Büro ein, die für die Zwischenablage gedacht sind. Das kann für Lieferungen eine markierte Fläche im Lager oder Flur sein. Für Dokumente und Eingangsrechnungen bieten sich Sortierstationen an. Wichtig ist, dass diese Bereiche in festgelegten Zeiträumen wieder freigeräumt werden.
- Berücksichtigen Sie bei der Aufbewahrung auch kreative Lösungen, die im Vergleich zu den herkömmlichen deutlich platzsparender sind: z. B. Ordnerdrehsäulen statt tiefer Aktenschränke.
- Entfernen Sie rigoros alle Möbel und Gegenstände, die mehr im Weg stehen als nutzen.
Ebenso spielen Gesetzesvorschriften bei der Einrichtung Ihres Büros eine Rolle.
Nutzen Sie digitale Tools, aber richtig
In Zeiten der Digitalisierung entsteht schnell der Eindruck, dass digitale Lösungen immer die besseren wären. Das stimmt jedoch nur, wenn man sie auch korrekt verwendet. Klassisches Negativbeispiel ist die E-Mail mit acht Personen in CC. Sie erleichtert niemanden das Leben, sondern verstopft diverse Posteingänge. Hier kommen konkrete Tipps für eine effizientere Büroorganisation mit Cloud und Co.:
- Verwenden Sie statt E-Mails öfter eine Projektmanagement-Software mit Chat-Funktion. So ist jeder Beteiligte stets auf dem neuesten Stand. Gleichzeitig lassen sich hier Teilaufgaben zuweisen und Deadlines verwalten.
- Sortieren Sie eingehende E-Mails gleich beim Lesen in aussagekräftige Unterordner. Der Posteingang sollte bis auf ungeöffnete E-Mails stets leer sein, wenn Sie mit Unterordnern arbeiten. Je nach E-Mail-Provider können Sie Ihre digitale Post auch mit Labels strukturieren und die Mails im Posteingang belassen. Immer gilt: Löschen Sie E-Mails, wenn der Inhalt nicht relevant ist.
- Laden Sie Ihre Dokumente in die Cloud hoch anstelle sie auszudrucken, wann immer es möglich ist. So nehmen die Papiere weniger Platz weg. Dabei ist Regelmäßigkeit und Vollständigkeit wichtig, lassen Sie den Vorgang daher automatisiert ablaufen. Vorhandene Dokumente in Papierform scannen Sie ein, um sie zu digitalisieren. Vernichten Sie die Originale aber nur, wenn es dabei keine Bedenken gibt.
Halten Sie sich an Ihr Ablagesystem
Bei der Büroorganisation ist die richtige Ablage entscheidend – das gilt nicht nur für digitale Lösungen, sondern auch für analoge Unterlagen. Was bedeutet in diesem Zusammenhang „richtig“? Das perfekte Ablagesystem funktioniert gut für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und – ganz wichtig – wird konsistent angewandt. Ordner und Regale sollten nach einem einheitlichen System beschriftet und verwendet werden.
Führen Sie ein System ein, schulen Sie Ihre Mitarbeiter und halten Sie sich strikt daran.
Je einfacher das System, desto eher werden Sie es im Büroalltag durchziehen.
- Verwenden Sie für die eingehenden Papiere eine Sortierstation.
- Was aufgehoben werden muss, kommt in die Ordner. Was digitalisiert werden kann, kommt in die Cloud.
- Ihr bester Freund, um Überflüssiges sofort loszuwerden? Der Aktenvernichter.
Geben Sie der Ordnung einen festen Termin
Einmal an Ort und Stelle ist das Ordnungssystem in vielerlei Hinsicht ein Selbstläufer. Dennoch brauchen die neuen Abläufe regelmäßige Aufmerksamkeit. Nur so behalten Sie den Überblick. Sonst kann es passieren, dass sich kontraproduktive Gewohnheiten einschleichen und Sie sich unverhofft im Chaos wiederfinden.
Idealerweise bestimmen Sie einen Mitarbeiter mit einer Vorliebe für die Themen Ordnung und Struktur zum Verantwortlichen. Dieser behält alles im Blick und greift notfalls korrigierend ein.
Haben Sie in Ihrem Betrieb keinen Office Manager, hilft folgender Trick: Tragen Sie sich ein Zeitfenster für die Büroorganisation fest in Ihren Terminplan ein. Sinnvoll sind etwa die letzten fünf Minuten jedes Tages oder eine Stunde am Freitagnachmittag. Nutzen Sie diese Zeit, um Fehler in der Ablage zu berichtigen, sich einen Überblick zu verschaffen und Ihr System stetig zu verbessern.
Sie sehen: Mit etwas Disziplin und schlauen Lösungen sorgen Sie spielend für geordnete Verhältnisse in Ihrem Unternehmen. Diese Basis gibt Ihnen realen und mentalen Freiraum für all die Herausforderungen Ihrer täglichen Arbeit.
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