Do’s & Don’ts für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag.
Wer wünscht sich das nicht: Ein Tag im Büro an dem einfach alles klappt. Es herrscht volle Konzentration, Sie erledigen eine Aufgabe nach der anderen und die Kollegen sind guter Dinge.
Was zunächst nach Wunschvorstellung klingt, lässt sich durchaus in die Realität umsetzen. Sie haben es in der Hand. Schon mit kleinen Veränderungen können Sie zu einem reibungslosen Ablauf im Büro beitragen.
In diesem Beitrag zeigen wir die sieben Faktoren auf, die die Abläufe in Ihrem Büroalltag beeinflussen. Sie erfahren, was Sie tun und vermeiden sollten, um die Weichen auf mehr Produktivität und Leistung zu stellen.
Klicken Sie auf die einzelnen Faktoren, um direkt zum Thema zu springen oder lesen sie alle Do’s und Don’ts nacheinander.
Geräuschkulisse.
Telefonierende Kollegen, klackende Tastaturen und die Baustelle vor dem Fenster. Eine solche Geräuschkulisse sorgt in vielen Unternehmen für eine nicht unerhebliche Lärmbelastung. Besonders der Trend zum Großraumbüro trägt zu einer allgegenwärtigen Lautstärke im Büroalltag bei – mit negativen Folgen.
Ganze 99 % der befragten Angestellten in einer Studie gaben an, sich durch laute Gespräche an ihrem Arbeitsplatz gestört oder abgelenkt zu fühlen. Lärm am Arbeitsplatz schadet nicht nur der Konzentration und Produktivität, sondern kann auch krank machen. Die andauernde Belastung durch Geräusche versetzt den Körper in Stress, was Kopfschmerzen und erhöhten Blutdruck zur Folge haben kann.
Mit unseren Tipps können Sie Abhilfe verschaffen:
Do
- Ruhezonen schaffen, in denen nicht telefoniert oder laut gesprochen werden darf.
- Kopfhörer benutzen, um Radio oder die Lieblingsmusik zu hören.
- Für längere Telefonate oder Gespräche mit Kollegen abgetrennte Meetingräume oder Treffpunkte nutzen.
- Das Arbeiten im Homeoffice ermöglichen.
Don't
- Das Radio laufen lassen, wenn nicht alle Mitarbeiter damit einverstanden sind.
- Smartphone Benachrichtigungen und Klingelton auf maximale Lautstärke stellen.
- Laut und lange am eigenen Schreibtisch telefonieren oder sich mit Kollegen unterhalten.
Lichtverhältnisse.
Viele Stunden auf den Bildschirm gerichtet, erbringen die Augen täglich eine enorme Leistung. Damit sie nicht vorzeitig ermüden und die Konzentration beeinträchtigt wird, sollten Sie für die richtigen Lichtverhältnisse sorgen. Die ASR A3.4 der Technischen Regeln für Arbeitsstätten legt fest, wie eine effektive Beleuchtung am Arbeitsplatz aussehen soll.
Zusätzlich helfen Ihnen unsere Tipps:
Do
- So viel Tageslicht wie möglich nutzen.
- Verstellbare Rollos oder Jalousien installieren, damit Mitarbeiter die Lichtverhältnisse selbst regeln können.
- Stets 500 - 700 Lux Beleuchtungsstärke für die Arbeit am Computer gewährleisten.
- Bildschirme quer zum Fenster ausrichten, um Schattenwürfe und Blendungen zu vermeiden.
- Direkte und indirekte Beleuchtung kombinieren.
Don't
- Mitarbeiter permanent grellem, direktem Licht und Reflexionen aussetzen.
- Flimmernde Lichtquellen nicht unverzüglich austauschen.
- Künstliche Beleuchtung mit einer zu kalten Lichtfarbe wählen.
Raumklima.
Während der eine Kollege friert, sehnt sich der andere nach kühler Frischluft von Außen. Das Kälte- und Wärmeempfinden ist subjektiv und es kann zu einer schwierigen Aufgabe werden, es allen recht zu machen. Dabei ist frische Luft und eine angenehme Temperatur wichtig, damit alle Mitarbeiter im Büro produktiv arbeiten können.
Mit unseren Tipps sorgen Sie für ein geeignetes Raumklima:
Do
- Optimale Raumtemperatur von 19 bis 20 °C halten (laut ASR A3.5).
- Regelmäßiges Stoßlüften von 3 bis 10 Minuten.
- Mit Luftreinigern für dauerhaft frische Luft im Büro sorgen.
- Klimaanlagenfilter regelmäßig reinigen oder austauschen.
- Grünpflanzen aufstellen.
- In den Pausen nach draußen an die frische Luft gehen.
Don't
- Fenster permanent gekippt halten, anstatt kurz bei geöffnetem Fenster zu lüften. Das kann besonders im Winter zur Schimmelbildung beitragen.
- Drucker zu nah an die Arbeitsplätze stellen und nicht für genügend Belüftung sorgen. Diese geben giftigen Tonerstaub ab, der nicht eingeatmet werden sollte.
Ordnung & Sauberkeit.
Die richtige Schreibtischorganisation ist für viele Arbeitnehmer eine Herausforderung. Ein ordentlicher, sauberer Arbeitsplatz sorgt jedoch nicht nur für einen professionellen Eindruck bei Geschäftspartnern und Kunden, sondern erhöht auch die Produktivität. Ihre Angestellte arbeiten einfach schneller und effektiver, wenn alle Arbeitsmaterialien stets griffbereit sind.
Mit unseren Tipps sorgen Sie in Ihrem Büro für optimale Sauberkeit und Ordnung:
Do
- Das Büro regelmäßig reinigen. Hier geht’s zur Checkliste für die optimale Büroreinigung.
- Ungenutzte Dokumente und Arbeitsutensilien regelmäßig aussortieren.
- Ordnungssystemen wie Sortierablagen, Ordner-Drehsäulen und Schubladenboxen für die Schreibtischorganisation nutzen.
- Mit Schreibtischbefreiern, wie Schwenkarmen für Monitore und Telefone sowie Ständern für Notebooks und Tablets, mehr Raum auf dem Tisch schaffen.
- Am Ende jedes Arbeitstags fünf Minuten für das Aufräumen des Arbeitsplatzes einplanen.
Don't
- Schmutziges Geschirr und Essensreste auf dem Schreibtisch lagern.
- Den Schreibtisch mit unzähligen persönlichen Gegenständen überhäufen.
- Unübersichtliche Papierberge ansammeln.
- Akten und Dokumente auf fremden Schreibtischen oder in Meetingräumen herumliegen lassen.
- Whiteboards nach Benutzung nicht sauber wischen.
Essen & Trinken.
Die wohlverdiente Mittagspause mit gutem Essen ist für viele Mitarbeiter ein Höhepunkt des Arbeitstages. Jedoch ist die Büroküche oft der Schauplatz eines Kleinkriegs über die richtige Etikette. Das schadet auf Dauer dem Betriebsklima und der Motivation.
Mit unseren Tipps bringen Sie Ruhe ins Küchenchaos:
Do
- Wasser und Obst kostenlos zur Verfügung stellen.
- Die Mitarbeiter bitten, das eigene Essen im Kühlschrank mit Namen zu versehen.
- Abgelaufene Lebensmittel regelmäßig aus dem Kühlschrank entfernen.
- Klare Regeln für die Nutzung der Büroküche aufstellen.
- Die Büroküche und alle Gerätschaften regelmäßig reinigen.
Don't
- Größere Mahlzeiten am Schreibtisch einnehmen.
- Stark riechende Gerichte in der Büroküche zubereiten.
- Die Mikrowelle für mehr als ein paar Minuten beanspruchen.
- Essen ohne Deckel in der Mikrowelle erwärmen.
- Schmutziges Geschirr und Essensreste herumliegen lassen.
- Den Kollegen das Essen stehlen.
Gesundheit.
Es ist kein Geheimnis, dass eine gesunde Belegschaft produktiver und leistungsfähiger ist. Sie sparen auch Kosten, da krankheitsbedingte Ausfälle reduziert werden. Ihre Mitarbeiter verbringen einen Großteil des Tages am Arbeitsplatz, deshalb beginnt eine gesunde Lebensweise auf der Arbeit.
Mit diesen Tipps können Sie die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter gezielt fördern:
Mit diesen Tipps können Sie die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter gezielt fördern:
Do
- Regelmäßige Pausen einlegen: etwa 10 Minuten Pause nach 50 Minuten Arbeit.
- Meetings auch mal an der frischen Luft abhalten.
- Ergonomische Bürostühle für haltungsschonendes Sitzen zur Verfügung stellen.
- Höhenverstellbare Schreibtische für das Arbeiten im Stehen anbieten.
- Regelmäßig vom Schreibtisch aufstehen und bewegen.
- Betriebsinterne Sportprogramme anbieten oder Zuschüsse für das lokale Fitnessstudio und Sportvereine verteilen.
Don't
- Krank zur Arbeit kommen. Sie könnten Ihre Kollegen anstecken.
- In der Kantine hauptsächlich unausgewogenes, ungesundes Essen anbieten.
- Ständige Überstunden von den Mitarbeitern einfordern.
Erreichbarkeit & Konzentration.
Im Büroalltag wimmelt es nur so von externen Reizen: E-Mails, Telefonklingeln oder nachfragende Kollegen erschweren es, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Dazu kommt die Erwartungshaltung, stets erreichbar zu sein und sofort auf Anfragen reagieren zu müssen. Das Resultat ist eine schlechtere Arbeitsleistung bei einer höheren Fehlerquote.
Unsere Tipps helfen Ihnen, Störfaktoren bewusst abzustellen und die Konzentration zu erhalten:
Do
- E-Mails zwei- bis dreimal täglich als Block abarbeiten, anstatt sich ständig von ankommenden Nachrichten unterbrechen zu lassen.
- Telefon und Handy für einen bestimmten Zeitraum lautlos stellen, um ungestört arbeiten zu können.
- Separate Räume zur Verfügung stellen, in die sich Mitarbeiter für konzentriertes Arbeiten zurückziehen können.
- Sich auf nur eine Aufgabe am Stück konzentrieren.
Don't
- Von den Mitarbeitern erwarten, dass sie E-Mails auch nach Feierabend und am Wochenende beantworten.
- Kollegen, die sich konzentrieren wollen, bewusst unterbrechen.
- Verschiedene Aufgaben gleichzeitig erledigen. Durch Multitasking entstehen mehr Fehler und Sie arbeiten im Endeffekt langsamer.
Einem reibungslosen, produktiven Büroalltag in Ihrem Betrieb steht nun nichts mehr Wege! Gerne beraten wir Sie zur passenden Büroausstattung sowie Reinigungsartikeln und Sanitärbedarf.
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